На мой взгляд, если идет речь о союзах, то должны договариваться только лидеры кланов RUBLI и RUS, т.е. Gamover и Varaborn.
А по завершению переговоров, должен быть составлен документ (например, в Google Docs), с которым должны быть ознокомлемы участники кланов.